Jónína Waagfjörð sviðsstjóri ráðgjafar og atvinnutengingar

 

Það hefur lengi verið vitað að góð vinna hefur jákvæð áhrif á heilsu einstaklinga sem gerir þeim kleift að vera afkastamiklir í vinnunni¹. Þá eru mörg dæmi um að það að heilsubrestur komi ekki í veg fyrir að einstaklingar séu virkir á vinnumarkaðinum.

Rannsóknir hafa sýnt að það að vera utan vinnumarkaðar vegna atvinnuleysis eða heilsubrests getur tengst ýmsum heilsufarslegum og félagslegum vandamálum svo sem lélegri líkamlegri heilsu og vanlíðan². Það er því mikilvægt að lögð sé áhersla á að gera starfsfólki kleift að vera áfram í vinnunni ef það getur það og innleiða ýmsa verkferla sem aðstoða vinnuveitendur við að átta sig á hvaða starfsfólk þurfi mögulega á aðstoð að halda til þess.

Nú er almennt viðurkennt mikilvægi þess að hafa möguleika á því að breyta verkferlum, vinnutíma og/eða aðlaga vinnustaðinn að skertri starfsgetu starfsmanna til að auðvelda þeim veru í vinnunni og einnig þegar kemur að endurkomu til vinnu. Þessi breyting á hugsunarhætti hefur gert mörgum einstaklingum með skerta starfsgetu kleift að halda áfram að vinna auk þess sem sýnt hefur verið fram á að slíkir verkferlar draga úr kostnaði fyrirtækja³.

Stuðningur á vinnustað

Vinnustaðurinn getur boðið upp á ýmsar áætlanir og vinnulag til að styðja við veru starfsfólks í vinnunni auk þess að styðja við árangursríka endurkomu til vinnu hjá starfsfólki sem hefur verið fjarverandi vegna veikinda eða slysa. Þessir verkferlar hafa það að markmiði að draga úr eða koma í veg fyrir fjarveru starfsfólks frá vinnustað og koma þannig í veg fyrir þennan neikvæða vítahring sem verður oft við slys og/eða sjúkdóma.

Vinnustaðurinn getur boðið upp á ýmsar áætlanir og vinnulag til að styðja við veru starfsfólks í vinnunni auk þess að styðja við árangursríka endurkomu til vinnu hjá starfsfólki sem hefur verið fjarverandi vegna veikinda eða slysa. 

Til að þetta geti átt sér stað þarf vinnustaðurinn fyrst og fremst að vera viljugur og sveigjanlegur til að koma til móts við starfsmanninn þegar kemur að því að finna lausnir við að aðlaga vinnuumhverfið að honum. Rannsóknir hafa sýnt að þegar vinnustaðurinn er hluti af ferlinu og setur af stað markvissar íhlutanir, þá næst betri árangur en þegar honum er haldið utan við ferlið⁴.

Pieper og félagar⁵ skoðuðu kerfisbundið ýmsar rannsóknir á inngripum á vinnustað í tengslum við heilsueflandi vinnustaði og bentu niðurstöður rannsókna til þess að inngrip eins og það að stunda æfingar, þjálfun og bjóða upp á fræðslu sem og notkun stillanlegra skrifborða og stóla gætu dregið úr verkjum og einkennum hjá starfsfólki sem er með stoðkerfisvandamál. Aðrar rannsóknir bentu til þess að hugræn atferlismeðferð (e. cognitive-behavioral therapy), núvitundarmiðuð streituminnkun (e. mindfulness-based stress reduction, MBSR) og þjálfun í streitustjórnun í starfi getur dregið marktækt úr streitu á vinnustað.

Lögð er áhersla á þrjá undirstöðuþætti sem miða að því að draga úr fjarveru starfsfólks frá vinnustað vegna veikinda og/eða slysa en þeir eru; forvarnir, aðlögun og stuðningur⁶. Mynd 1 sýnir tengsl milli þessara þátta en innan hvers þáttar eru síðan ákveðnir verkferlar á vinnustað sem styðja við ferlið.

Rannsóknir hafa sýnt að aðlögun á vinnustað eykur líkurnar á því að starfsmenn með skerta starfsgetu geti tekið þátt á vinnumarkaði⁷. Þá eykur aðlögun einnig líkurnar á því að starfsfólk haldist í vinnu, njóti starfsánægju og skili árangri á vinnustað^8,9.

Viðeigandi aðlögun fyrir starfsmann á vinnustað felst almennt í að breyta verkefnum, vinnutíma eða vinnuaðstöðu sem ekki eru þó talin of íþyngjandi fyrir hlutaðeigandi vinnuveitanda. Með því að koma til móts við starfsmanninn með aðlögun eftir því sem hægt er getur starfsmaður með skerta starfsgetu átt betri möguleika á að framkvæma vinnu sína á skilvirkan og afkastamikinn hátt og það gefur honum tækifæri til að geta notið sama ávinnings og forréttinda af vinnu sinni og annað starfsfólk.

Viðeigandi aðlögun fyrir starfsmann á vinnustað felst almennt í að breyta verkefnum, vinnutíma eða vinnuaðstöðu sem ekki eru þó talin of íþyngjandi fyrir hlutaðeigandi vinnuveitanda.

Rannsóknir hafa sýnt að meirihluti aðgerða vegna aðlögunar á vinnustað kosti vinnuveitandann oft mjög lítið og stundum ekkert, á meðan þær hafa þau jákvæðu áhrif að auka framleiðni og almenna velferð á vinnustaðnum⁸. Það voru einnig niðurstöður rafrænnar þversniðskönnunar meðal íslenskra fyrirtækja sem VIRK gerði árið 2018 en þar kom í ljós að hjá 88% fyrirtækja sem höfðu ráðið einstaklinga með skerta starfsgetu í vinnu, þá þurfti ekki að gera neina aðlögun eða breytingar á vinnustaðnum sjálfum vegna ráðninganna¹⁰.

Mun algengara var að fyrirtæki hefðu þurft að breyta starfinu sjálfu eins og t.d. með því að auka leiðbeiningar um starfið (34%), gefa tækifæri á sveigjanlegum vinnutíma (28%), lækka starfshlutfallið (23%), breyta starfsskyldum (23%), breyta verkstjórn (14%) og/eða fjölga stöðugildum (9%).

Fjarverustjórnun

Áhrifarík fjarverustjórnun (eða viðverustjórnun eins og sumir vilja tala um) er eitt af þeim tækjum sem hægt er að nýta til að átta sig á hvaða starfsmenn eru að ströggla í vinnunni og þurfi aðstoð. Rannsóknir hafa sýnt að þeir starfsmenn sem eru með mestu fjarveruna eru einnig þeir sem segjast mæta í vinnuna „veikir“ en þetta eru þeir starfsmenn sem eru í mestri hættu á að fara af vinnumarkaði vegna veikinda¹¹.

Finna þarf jafnvægi milli þess að veita starfsfólki sem glímir við heilsubrest stuðning til að auðvelda því veruna í vinnunni eða styðja við endurkomu þess til vinnu og að leysa þann vanda sem skapast getur á vinnustaðnum vegna þessa, meðal annars varðandi breytingar á verkefnum, álag á annað starfsfólk og afleysingar.

Markviss fjarveruskráning er mikilvæg til að stjórnendur geti áttað sig á hverjir eru mögulega að glíma við vandamál sem valda aukinni fjarveru frá vinnustað. Þeir hafa þá tækifæri til að koma til móts við starfsmanninn og koma þá inn fyrr með aðstoð og lausnir eins og við á og auðvelda þannig starfsfólki að vera áfram í vinnunni. Í þróunarverkefni sem hét Virkur Vinnustaður¹² og var á vegum VIRK var þróað sérstakt lykiltölublað við skráningu lykiltalna fjarveru og var það unnið í samstarfi við vinnustaðina í verkefninu¹³.

Markviss fjarveruskráning er mikilvæg til að stjórnendur geti áttað sig á hverjir eru mögulega að glíma við vandamál sem valda aukinni fjarveru frá vinnustað.

Lykiltölublaðið er hannað í kringum fjölda virkra vinnudaga á stöðugildi á ári en hægt er að skoða fjarveru á t.d. 3ja eða 6 mánaða tímabili með því að breyta þessari tölu allt eftir því hver þörfin er. Í stuttu máli þá geta niðurstöður gefið upplýsingar um hvort um vandamál vegna skammtímafjarveru er að ræða á vinnustaðnum en þá er meðaltíðni fjarveru á starfsmann há. Ef um mögulegt vandamál vegna langtímafjarveru er að ræða þá er hægt að skoða meðalfjölda veikindadaga á stöðugildi sem er þá hár.

Mikilvægt er að innleiða öfluga fjarverustefnu sem á við um allt starfsfólk vinnustaðarins¹⁴. Þar kemur fram m.a. hvenær og hvernig eigi að tilkynna fjarveru og hvernig hún er skráð. Í stefnunni kemur fram hver viðmið vinnustaðarins eru þegar kemur að fjölda veikindadaga og/eða fjölda fjarveruskipta á ákveðnu tímabili og hvernig tekið er á málum ef farið er framyfir þau viðmið sem sett hafa verið í stefnunni. Einnig á að koma fram hver stefna vinnustaðarins sé þegar kemur að endurkomu til vinnu eftir langtímaveikindi, hvernig halda eigi sambandi við fjarverandi starfsmann og upplýsingar um samtal um endurkomu til vinnu.

Fjarverusamtöl geta verið úrræði sem vinnustaðir nýta sér og kemur það þá fram í fjarverustefnunni. Fjarverusamtöl geta verið annað hvort samtal vegna skamm tímafjarveru eða samtal um endurkomu til vinnu eftir fjarveru vegna veikinda eða slysa.

Fjarverusamtal vegna skammtímafjarveru er notað þegar starfsmaður hefur farið fram yfir viðmiðin sem sett eru í fjarverustefnunni¹⁵. Þar gefst tækifæri til að ræða aðstæður á vinnustað sem geta haft áhrif á líðan og/eða mætingu starfsmanns en í þeim samtölum gefst yfirmanni mögulega tækifæri á að finna þá sem eiga erfitt með að sinna vinnu sinni og veita þeim viðeigandi stuðning.

Þessi samtöl tryggja að fjarverustjórnunin sé skipulagður ferill sem er samræmdur, skýr og sanngjarn. 

Í samtali um endurkomu til vinnu, sem er samtal um vinnuumhverfi og líðan í starfi, má byrja að undirbúa starfsmann fyrir endurkomu til vinnu og skoða hvað hægt er að gera til að undirbúa vinnustaðinn og samstarfsfólk til að tryggja árangursríka endurkomu til vinnu¹⁶. Þarna gefst einnig tækifæri til að benda starfsmanninum á að leita sér frekari aðstoðar innan heilbrigðiskerfisins eða í starfsendurhæfingu ef bataferlið er ekki að ganga sem skyldi. Í slíku samtali er hægt að greina þær hindranir og undirliggjandi vandamál sem geta verið að hindra endurkomu til vinnu en í viðtalinu er einnig hægt að veita stuðning þar sem við á.

Sjúkdómar eru einkamál og ber starfsmanni ekki skylda til að gefa upplýsingar um persónuleg eða heilsutengd mál í þessum samtölum en fjarveran hefur áhrif á vinnustaðinn og hana þarf að ræða. Fjarverusamtölin, bæði skammtímafjarverusamtöl og samtöl um endurkomu til vinnu gefa því stjórnandanum tækifæri til að koma að málinu snemma og aðstoða starfsmanninn eins og mögulegt er þannig að hann geti verið áfram í vinnunni eða snúið fyrr aftur til vinnu.

Þessi samtöl tryggja að fjarverustjórnunin sé skipulagður ferill sem er samræmdur, skýr og sanngjarn. Þannig eru fjarverusamtölin partur af forvarnahlutverki fjarverustefnunnar og eru til góðs fyrir bæði starfsmanninn sem og vinnustaðinn.

Hvernig stuðlum við að jákvæðri heilsu/geðheilsu á vinnustaðnum?

Margir þættir á vinnustað og utan hans geta haft áhrif á heilsu okkar. Mikilvægt er að yfirmaður einbeiti sér að því að reyna að hafa áhrif á þá þætti í vinnunni sem hægt er að haft áhrif á en einblíni ekki á þá þætti sem eru utan hans áhrifasviðs, sjá mynd 2.

Geðræn vandamál geta komið fram skyndilega vegna áhrifa frá tilteknum atburði eða atviki, eða þau geta þróast smám saman yfir ákveðið tímabil. Talið er að einn af hverjum fjórum glími við geðræn vandamál á lífsleiðinni en geðraskanir eru einnig algengasta orsök örorku á Íslandi. Þau sem mæta í vinnu þrátt fyrir að þeim líði illa eru afkastaminni og þurfa þá oft á aðstoð að halda þannig að þau geti skilað eðlilegum afköstum í vinnunni. Þetta veldur auknum kostnaði hjá fyrirtækjum.

Eins og fyrr segir þá hafa rannsóknir sýnt að löng fjarvera frá vinnumarkaði ógnar heilsu og lífsgæðum einstaklinga meira en margir lífshættulegir sjúkdómar^1. Þátttaka á vinnumarkaði hefur almennt jákvæð áhrif á bæði líkamlega og andlega heilsu einstaklinga – einnig þeirra sem glíma við varanlegan heilsubrest af einhverjum toga. Rannsóknir hafa einnig sýnt að fordómar og neikvæð viðhorf virðast skerða lífsgæði og batahorfur einstaklinga sem þjást af geðrænum vandamálum^17.

Tölur frá VIRK sýna að geðræn vandamál eru önnur algengasta ástæðan, ásamt stoðkerfisvandamálum, fyrir langtíma fjarveru af vinnumarkaði. Það er því góður upphafspunktur þegar veita á starfsfólki stuðning að taka á líkamlegum og geðrænum vandamálum á sama hátt. Hér hafa góðir og öflugir stjórnendur mikil áhrif. Þeir eru meðvitaðir um vandamál starfsmanna sinna og sýna þeim hluttekningu.

Það eru nokkur ákveðin atriði sem stjórnendur geta haft í huga til að stuðla að jákvæðri geðheilsu hjá starfsfólki sínu. Fyrst og fremst er mikilvægt að þekkja „merkin“, en algeng einkenni sem geta gefið til kynna að eitthvað sé að eru t.d. aukin óútskýrð fjarvera eða veikindafjarvera og slök tímastjórnun, ákvarðanataka og afköst. Auk þessa geta verið auknir samskiptaörðugleikar við samstarfsfólk eða miklar tilfinningasveiflur.

Það eru nokkur ákveðin atriði sem stjórnendur geta haft í huga til að stuðla að jákvæðri geðheilsu hjá starfsfólki sínu. 

Mikilvægt er að vera í góðu sambandi við starfsmanninn og átta sig á að það getur verið eitthvað utan vinnunnar sem er að hafa áhrif og að einungis þurfi að sýna skilning og þolinmæði, en gott er að fylgjast með hvernig honum gengur í vinnunni og vera vakandi fyrir breytingum í hegðun og á frammistöðu. Mikilvægt er að benda starfsfólki á að leita sér sérfræðiaðstoðar ef vandinn virðist vera alvarlegur.

Þegar starfsmaður er fjarverandi vegna veikinda þá er góð vinnuregla að halda reglulegu sambandi við hann og fylgja honum svo vel eftir þegar hann snýr aftur til vinnu. Aldrei á að upplýsa samstarfsfólk og aðra um veikindi einstaklings án hans leyfis. Fræðslufundir hjá starfsfólki um málefni er varða geðheilsu eru góðir til að draga úr misskilningi fólks á geðrænum vandamálum.

Mikilvægast er að halda samskiptaleiðum opnum og efla vitund innan vinnustaðarins um geðheilsu og skapa menningu þar sem starfsfólki finnst það geta talað við sína yfirmenn um áhyggjur sínar. Nánari upplýsingar má m.a. finna í fræðslubæklingi sem VIRK gaf út um geðræn vandamál sem ætlaður er stjórnendum á vinnustöðum¹⁸.

Lokaorð

Samfélagið hefur þörf fyrir vinnustaði með aukið umburðarlyndi gagnvart einstaklingum með skerta starfsgetu bæði af geðrænum toga og vegna annarra krónískra heilbrigðisvandamála. Vinnuveitendur geta breytt og bætt hvernig tekið er á þessum málum hjá fyrirtækjunum með því að sýna forystu í verki og veita stuðning.

Í dag eru vinnuaðstæður aðrar en áður var og sjúkdómar sem skerða vinnugetu hafa aukist sem og veikindafjarvera vegna geðrænna sjúkdóma og því er mikilvægt að vinnustaðir mæti þessum áskorunum. Eins og lesa má hér að ofan þá hafa rannsóknir sýnt að það eru ýmis úrræði inni á vinnustaðnum sem miðuð eru að því að auðvelda vinnuaðlögun á vinnustað sem og stuðningur frá stjórnendum sem getur dregið úr líkum á ótímabæru brotthvarfi einstaklinga af vinnumarkaðinum.

Vinnuveitendur geta breytt og bætt hvernig tekið er á þessum málum hjá fyrirtækjunum með því að sýna forystu í verki og veita stuðning.

Íslenskir vinnuveitendur standa frammi fyrir mörgum erfiðum viðfangsefnum þegar kemur að fjarverustjórnun og innleiðingu verkferla á vinnustað sem auðveldað geta starfsmönnum að vera í vinnunni þrátt fyrir skerta starfsgetu eða snúa aftur til vinnu eftir veikindi. Í þessari grein hefur verið bent á nokkur raunhæf verkfæri sem auðvelda vinnustöðum að takast á við þetta verkefni.

Byggja þarf upp þannig menningu á vinnustaðnum að öflugt eftirlit með fjarveru skili sér sem forvörn á vinnustaðnum og að innleiðing á ferlum sem stuðla að árangursríkri endurkomu til vinnu skili sér í aukinni atvinnuþátttöku starfsfólks sem hefur þurft að hverfa af vinnumarkaðinum vegna veikinda eða slysa. Rannsóknir hafa sýnt að þetta getur skilað sér til baka í bættri afkomu fyrirtækja þegar til lengri tíma er litið.

Heimildir

1. Waddell G & Burton AK. Is work good for your health and wellbeing? 2006; The Stationery Office, London, England.
2. Sage D. Unemployment, Wellbeing and the Power of the Work Ethic: Implications for Social Policy. Critical Social Policy, 2019;39(2):205-228
3. McLaren, C.F., Reville, R.T. and Seabury, S.A.(2010). How Effective Are Employer Return to Work Programs? RAND, Centre for Health and Safety in the Workplace, Santa Monica, CA.
4. Cullen K L, Irvin E, Collie A, Clay F, et al. Effectiveness of Workplace Interventions in Return-to-Work for Musculoskeletal, Pain-Related and Mental Health Conditions: An Update of the Evidence and Messages for Practitioners. Journal of Occupational Rehabilitation, 2018;28:1-15
5. Pieper C, Schröer S & Eilerts A-L. Evidence of Workplace Interventions – A Systematic Review of Systematic Review. International Journal of Environmental Research and Public Health, 2019, 16, 3553. https://doi. org/10.3390/ ijerph16193553
6. Government of Canada (2011). The Fundamentals of Disability Management.
7. Williams AE, Fossey E, Corbière M, Paluch T, Harvey C. Work participation for people with severe mental illnesses: An integrative review of factors impacting job tenure. Australian Occupational Therapy Journal. 2016; 63:65–85.
8. Solovieva TI, Dowler DL,Walls RT. Employer benefits from making workplace accommodations. Disability and Health Journal. 2011; 4: 39–45
9. Corbière M, Villotti P, Lecomte T, Bond GR, Lesage A, Goldner EM. Work accommodations and natural supports for maintaining employment. Psychiatric Rehabilitation Journal, 2014; 37:90-98
10. Waagfjörð J. Þróunarverkefnið Virkur vinnustaður. Tengslin milli veikindafjarveru og veikindaviðveru (að mæta „veikur“ í vinnu) hjá íslenskum starfsmönnum á opinberum og einkareknum vinnustöðum. Ársrit um starfsendurhæfingu, 2016; 62-67.
11. Waagfjörð J. Atvinnuþátttaka einstaklinga með skerta starfsgetu. Sjónarmið atvinnurekenda. Ársrit um starfsendurhæfingu, 2019;62-65
12. Waagfjörð, J Virkur vinnustaður: Þróunarverkefni VIRK. Ársrit um starfsendurhæfingu, 2015 ; 38 – 44.
13. Lykiltölublað – Virkur vinnustaður https://www.virk.is/is/um-virk/upplysingar/frettir/markvissfjarveruskraning-mikilvaeg-forvorn 
14. Skref fyrir skref til að gera fjarverustefnu - https://www.virk.is/static/files/fjarvistarstefna_leidbeiningar.pdf  
15. Samtal um skammtímafjarveru - https://www.virk.is/static/files/2020/samtal-um-skammtimafjarveru-eydublad.utg.3-1-.pdf og leiðbeiningar https://www.virk.is/static/files/2020/leidbeiningar-skammtima-fjarverusamtal-mars-2012.pdf 
16. Endurkoma til vinnu – Samtal um vinnuumhverfi og líðan í starfi - https://www.virk.is/static/files/2020/samtal-um-etv.pdf 
17. Ólafsdóttir S. & Bernburg J.G. (2010). Fordómar og geðræn vandamál: Samanburður á þremur löndum. Íslenska þjóðfélagið, 1;69-94.
18. Geðheilsan og vinnustaðurinn - https://www.virk.is/static/files/_2015/gedheilsa-og-vinust_press.pdf 

Greinin birtist í ársriti VIRK 2025.