Handbók þjónustuaðila VIRK

VIRK á í samstarfi við fjölda þjónustuaðila um allt land um kaup á þjónustu fyrir einstaklinga í starfsendurhæfingu. Í handbók þessari má finna leiðbeiningar fyrir þjónustuaðila VIRK. Athugið að leiðbeiningarnar eru í vinnslu og eru uppfærðar jafnóðum.
Hér má sjá eldri leiðbeiningar.

Gerast þjónustuaðili

VIRK á í samstarfi við þjónustuaðila sem veita þjónustu á sviði formlegrar starfsendurhæfingar.

Umsækjendur þurfa að uppfylla viðmið VIRK og hafa lögbundin leyfi og réttindi í samræmi við starfsemi sína.

Samstarfið nær til heilbrigðismenntaðra fagaðila, sálfræðinga, sjúkraþjálfara, iðjuþjálfa, félagsráðgjafa, næringarráðgjafa og hjúkrunarfræðinga og fagaðila utan heilbrigðisstétta svo sem markþjálfa, fjármálaráðgjafa, íþróttafræðinga, viðurkenndra fræðsluaðila og túlkaþjónustu.

Ferlið

Þeir aðilar sem uppfylla kröfur til þjónustuaðila VIRK geta sótt um að gerast þjónustuaðilar. Umsókn er send í gegnum Mínar síður þjónustuaðila VIRK með rafrænum skilríkum.
Ákveða þarf hvort umsókn eiga vera undir fyrirtæki eða kt. einstaklings, því innsendir reikningar þurfa að vera á sömu kennitölu og þjónustuaðili.

Umsókn einyrkja/fagaðila sem þjónustuaðila

1. skref - Grunnupplýsingar:
Einstaklingar: Grunnupplýsingar eru fylltar út og starfsheiti er valið → Starfstöð skráð → Viðeigandi fylgigögnum er svo hlaðið upp

2. skref - Fylla út Þjónustur:
• Tegund þjónustu
• Heiti á þjónustu
• Lýsing á þjónustu markmið framkvæmd, markhópur,
• Hugmyndafræði hvernig þjónusta tengist endurkomu til vinnu og aðrar gagnlegar upplýsingar sem tengjast þjónustunni
• Nafn leiðbeinanda og starfsheiti
• Tímabundin þjónusta - ekki haka við hér
• Verð, hægt er að velja hvort verð sé fyrir einstaklingstíma, námskeið, mánuð og fleira.
• Lágmarksfjöldi pantaðra eininga (ath ekki fylla út þennan reit)

3. skref - Senda inn:
• Lokaskrefið er að yfirfara umsóknina og senda hana inn

Umsókn fyrirtækis sem þjónustuaðila

Í upphafi þarf prókúrúhafi fyrirtækis að veita starfsmanni umboð til þess að fá aðgang að upplýsingakerfi VIRK fyrir hönd fyrirtækis, sá aðili verður þá tengiliður fyrirtækisins - sjá leiðbeiningar hér. ATH að aðeins prókúruhafi fyrirtækis getur veitt umboð

1. skref:
Grunnupplýsingar eru fylltar út → Tengiliður fyrirtækis skráður → Starfstöð skráð

2. skref:
Hér er fyrst smellt á „skrá fyrirtæki sem þjónustuaðila því næst er „bætt við nýjum þjónustuaðila“ sem er starfsmaður fyrirtækis

3. skref:
Þjónustur: hér eru skráðar þær þjónustur sem fyrirtækið vill bjóða VIRK

4. skref:
Senda - Lokaskref er að yfirfara og senda inn umsókn.

Næstu skref eftir að búið er að senda inn umsókn

Umsóknir eru yfirfarnar af VIRK þar sem þjónustan er metin með tilliti til þarfa í starfsendurhæfingu.
Umsækjendur fá svar innan fjögurra vikna í tölvupósti.
Ef umsókn er samþykkt þá skráir þjónustuaðili sig á Mínar síður þjónustuaðila og undirritar rafræna trúnaðaryfirlýsingu. (Athugið að til þess að rétt valmynd birtist í fyrsta skipti þá þarf að skrá sig út af mínum síðum eftir að búið er að undirrita trúnaðaryfirlýsingu og skrá sig aftur inn.)

Innskráning á Mínar síður þjónustuaðila

Þegar þjónustuaðili hefur verið samþykktur þá fær hann aðgang að Mínar síður þjónustuaðila VIRK. Þjónustuaðilar, fyrirtæki og starfsmenn sem fara inn á Mínar síður þjónustuaðila gegna mismunandi hlutverkum sem:

Þjónustuaðili - Fagaðili með þjónustur skráðar á eigin kennitölu
Þjónustuaðili - Prókúruhafi þjónustufyrirtækis
Tengiliður - umboðshafi þjónustufyrirtækis
Starfsmaður fyrirtækis - Fagaðili - sem veitir þjónustu og fær úthlutað á sig þjónustubeiðnum. (tengiliður fyrirtækis skráir hann sem starfsmann undir fyrirtækjaaðgangi.)

Athugið ekki er hægt að tengjast upplýsingakerfinu ef þú ert í útlöndum og ekki í gegnum erlenda netþjóna.

Ferli

1. skref
Innskrá með rafrænum skilríkjum á Mínar síður þjónustuaðila

2. skref
Ef viðkomandi er með umboð fyrir hönd fyrirtækis þá þarf hann að haka við → umboð fyrir aðgang að vef VIRK ( Ef viðkomandi kemst ekki inn gæti verið að prókúruhafi fyrirtækis þurfi að endurnýja umboðið). Umboð að aðgang - hér.

3. skref
Samþykkja þarf trúnaðaryfirlýsingu við fyrstu innskráningu.

Umboð

Prókúruhafi þjónustufyrirtækis getur veitt umboð ef starfsmaður á að sjá um umsýslu fyrir hönd fyrirtækisins á Mínar síður þjónustuaðila VIRK.

Innskráning á umboðsíðu

1. Prókúruhafi skráir sig á Signet login VIRK með rafrænum skilríkjum.
2. Slá þarf inn símanúmer → Setja inn 3 stafa kóða Auðkenninganúmer sem berst í símann.
3. Í fyrsta skipti við innskráningu þarf að yfirfara Mín skráning og vista.

Veita umboð

1. Velja Veita umboð → Leita að VIRK í yfirliti → smella á Veita (hlekkur er aftast hægra megin á yfirliti).
2. Undir Veiting umboða:
• Velja Hönd lögaðila og fyrirtæki í fellilista
• Skrá kennitölu umboðshafa og gildistíma (t.d. +2 ár)
• Smella á Veita umboð og Staðfesta
• Undir Upplýsingar um umboð er hægt að veita annað umboð eða skoða yfirlit umboða.

Breyta eða afturkalla umboð

Undir yfirlit umboða → Er hægt undir aðgerðum að afturkalla 🗑 eða breyta ✎ gildistíma umboðs.

Útskráning

Prókúruhafi skráir sig út af síðunni með því að ýta á notendatáknið (hringur með upphafsstöfum notanda) og velja „Útskrá".

Starfsmenn fyrirtækis

Stofna nýjan starfsmann

1. Smellt er á Starfsmenn á valmynd og í kjölfarið Bæta við starfsmanni
þar sem nafn og tengiliðaupplýsingar eru skráðar.
2. Fylgigögn: Þegar búið er að skrá starfsmann þarf að skila inn fylgigögnum með því að ýta á númer starfsmanns og hlaða inn viðeigandi skjölum á pdf formi.
3. Ef starfsmaður sendir inn reikning fyrir sínar þjónustur þarf umboðsaðili fyrirtækis að smella á númer starfsmanns, smella á Breyta í grunnupplýsingum og merkja við Sendir reikning og vista.

Aftenging starfsmanns við fyrirtæki

Undir Starfsmenn efst í valmynd, smellt á númer starfsmanns og smellt á Breyta
undir grunnupplýsingum. Þá opnast grunnupplýsingar starfsmanns. Til að aftengja þarf að smella á Breyta hlekkinn hægra megin við Vinnur hjá fyrirtækinu og vista.

Þjónustur

Þjónusta sem VIRK kaupir fyrir einstaklinga í starfsendurhæfingu eða forvarnaþjónustu er veitt er af fagaðilum með tilskilin réttindi.

Sérfræðingar VIRK yfirfara innsendar umsóknir og samþykkja eða hafna ef ekki er talin þörf á þjónustunni eða þjónustuaðili uppfyllir ekki viðmið VIRK. Hægt er að senda fyrirspurn vegna umsókna á urraedi@virk.is.

Stofna nýja þjónustu

Smella á Mínar upplýsingar og velja þar Ný þjónustuumsókn. Þegar umsókn er útfyllt þá er send til VIRK.
Þegar búið er að senda inn umsókn má sjá hana neðst í vafranum ef hakað er við Sýna óvirkar þjónustur.
Ef þjónusta er samþykkt þá þarf að þjónustuaðili að skrá Nýtt tímabil fyrir þjónustuna – sjá nánar í tímabil fyrir námskeið.

Breytingar á þjónustu

Undir Mínar upplýsingar → þjónustur er smellt á númer þjónustunnar sem óskað er eftir að breyta
Þar eru samþykktar upplýsingar um tiltekna þjónustu. Sé óskað eftir að breyta upplýsingum er smellt á appelsínugula ferhyrninginn hægra megin við hvern dálk (Lýsing námskeiðs, fjöldi skipta, hámarksfjöldi, vefsíða, hugmyndafræði, leiðbeinendur, verð og heimilisfang). Breytingar eru færðar inn og smellt á vista.
Uppfæra þarf tímabil þjónustu ef þörf er á sjá nánar í tímabil fyrir námskeið.
Breytingaóskir fara í umsóknargátt hjá VIRK til samþykktar.
Breytingasaga birtist neðst undir hverri þjónustu.

Óvirkja þjónustu

Efst til hægri á upplýsingasíðu þjónustu er hægt að að óvirkja úrræði með því að smella á Óvirkja
Ef þjónustuumsókn er hafnað er það yfirleitt að ekki er talin þörf á þjónustunni, verðið er of hátt eða þjónustuaðili uppfyllir ekki viðmið VIRK. Þjónustuaðili getur sent fyrirspurn vegna höfnunar á netfangið urraedi@virk.is

Reikningar og yfirlit

Greiðsla VIRK fyrir veitta þjónustu

Virk greiðir einungis fyrir þjónustur þar sem:

Pöntun vegna þjónustu liggur fyrir á Mínum síðum þjónustuaðila
Þjónusta er veitt samkvæmt starfsendurhæfingaráætlun einstaklings
Mæting í úrræði hefur verið skráð (sjá nánar undir mætingar og lokaskýrslur)
Reikningur er samkvæmt yfirliti á Mínum síðum þjónustuaðila. Ef þörf er á er heimilt að senda reikning oftar en 1x í mánuði

Ferlið

Útbúa yfirlit og senda á Mínum síðum þjónustuaðila

Yfirlit: Undir síðunni yfirlit birtast allar þjónustupantanir á völdu tímabili sem eru með skráðar mætingar.
Tímabil: Síðasti mánuður er sjálfvirkt valinn, en mikilvægt er að hvert yfirlit sé valið frá fyrsta til síðasta degi hvers mánaðar í reitunum mætingar frá og mætingar til undir yfirliti yfir ógreiddar pantanir, fyrir að hámarki einn mánuð í senn. Mikilvægt er fyrir VIRK að halda utan um kostnað fyrir hvern mánuð.
Þjónustur: Yfirlit yfir allar þjónustur þjónustuaðila birtast sjálfkrafa en hægt er að fá yfirlit fyrir mismunandi þjónustur með því að velja undirtegund þjónustu.
Starfsmenn: Ef þjónustuaðili er með fleiri en einn starfsmann þá er hægt er að fá yfirlit fyrir stakan starfsmann með því að nota fellilistann veldu þjónustuaðila.
Þegar yfirlit er tilbúið er smellt á senda til innheimtu þá birtist nr. yfirlits sem er skráð á reikning sem tilvísun.
Valið úr fellilista: Reikningur sendur með rafrænum hætti, Rafrænn reikningur frá bókhaldsþjónustu eða Reikningur sendur í skúffu
Númer er reiknings: Skrá þarf númer reiknings ef reikningur berst ekki í gegnum bókhaldsþjónustu.
Smellt er á Senda og sést yfirlitið þá undir Send yfirlit.

Útbúa rafrænan reikning í bókhaldskerfi

Útbúinn er reikningur með sömu upphæð og fram kemur á yfirliti
Kennitala þjónustuaðila á reikningi þarf að passa við kennitölu eiganda þjónustu á Mínum síðum þjónustaðila
Stíla þarf reikninginn á VIRK Starfsendurhæfingarsjóð, kt. 440608-0510, Borgartúni 18, 105 Reykjavík
Útgáfudagur reiknings þarf að vera sá sami og síðasti dagurinn í tímabili þjónustu á yfirliti. Dæmi: Tímabil yfirlits úr upplýsingakerfi VIRK er 1. jan -31. jan þá er útgáfudagur reiknings 31. jan.
Nafn, kennitala og heimilisfang þess sem gefur út reikninginn
Skýring eða heiti vöru t.d „vegna þjónustu í janúar”. Ekki setja persónuupplýsingar hér.
Bankaupplýsingar reikningseiganda
Númer yfirlits úr Mínum síðum þjónustuaðila þarf að koma fram í tilvísunardálki reiknings.

Senda rafrænan reikning í gegnum skúffuna

Aðilar sem ekki senda reikninga beint úr sölukerfi sínu geta sent rafrænan reikning til VIRK í gegnum Skúffuna.

Skúffan er gátt sem hentar vel fyrir einyrkja og smærri fyrirtæki til að koma reikningum á rafrænt form.

Athugið að Skúffan er ekki bókhaldskerfi. Hún sér til þess að ykkar reikningur (sem þið sláið inn upplýsingar eftir) færist á rafrænt form til VIRK

Ef þú ert ekki með eigin sölukerfi er mikilvægt að þú varðveitir afrit sölureikningsins, sem þú sendir í Skúffuna fyrir þitt eigið bókhald.

Allar leiðbeiningar og tilvísanir má sjá í innsendingarforminu í Skúffunni.

SKÚFFAN

Reikningsupplýsingar

Viðeigandi upplýsingar eru settar inn í stjörnumerktu reitina. (Sömu upplýsingar og standa á reikning þjónustuaðila).
Útgáfudagur reiknings: Lokadagsetning þess mánaðar sem veitt þjónusta fór fram. (t.d. yfirlit sem tilheyrir janúar myndi hafa dagsetninguna 31.janúar). Útgáfudagur stýrir því á hvaða tímabil færslan er skráð í bókhaldið.
Gjalddagi: Er sá dagur sem kaupanda ber að standa skil á upphæð reiknings. VIRK áskilur sér lágmark 20 daga greiðslufrest reiknings.
Númer reiknings: Hér skal setja það númer sem kemur fram á reikningi úr bókhaldskerfi þjónustuaðila.
Lýsing og bókunarupplýsingar: Hér eru skráðar upplýsingar til skýringar fyrir þjónustuaðila. Aldrei setja inn persónugreinanlegar upplýsingar á reikning.

Greiðsluupplýsingar

Greiðslumáti: fyllið út viðeigandi bankaupplýsingar
Númer yfirlits/númer þjónustupöntunar: Hér er mjög mikilvægt að skrá númer yfirlits úr Mínum síðum þjónustuaðila eða þjónustupöntunar ef ekki er um númer yfirlits að ræða.

Línur

Vörunúmer: Er fyrir þjónustuaðila ef þeir eru með vörunúmer sem fylgir þeirra kerfi, þarf ekki að fylla inn í það.
Heiti: Hér er settur inn texta sem segir til um hvað verið er að rukka fyrir, til dæmis námskeið v/janúar
Magn: Í magn er sett inn 1 ( við viljum fá heildarupphæðina inn hér)
Einingarverð: Hér kemur inn heildarupphæðin.
Upphæð: Kemur sjálfkrafa inn þegar slegið hefur verið inn í Magn og Einingarverð.
Viðhengi: hér er hægt að hlaða upp reikning úr kerfi þjónustuaðila eða mynd af reikning. Athugið ekki setja inn yfirlit, þau koma til okkar úr Mínum síðum þjónustuaðila
Gott er að forskoða reikning og tryggja að upphæð reiknings stemmi við upphæð yfirlits sem sent er í gegnum Mínar síður þjónustuaðila
Þegar búið er að forskoða reikning skal smellt á Senda reikning.

Athugasemdir VIRK við yfirlit

Ef gerð er athugasemd við yfirlit fær þjónustuaðili tölvupóst og tilkynningu um það undir yfirlit þarfnast lagfæringar
Þegar yfirlit er opnað sést ástæða höfnunar. Til dæmis höfnun um „tvískráning innan mánaðar“ eða „rétt tímabil ekki valið“ þ.e. mánuðum er blandað saman.
Lagfæra þarf yfirlitið og senda aftur ásamt nýjum reikningi.

Greiðsla fyrir nám og námstengd úrræði

VIRK greiðir að hámarki 85% af heildarkostnaði námsúrræða að uppfylltum ákveðnum skilyrðum. Þjónustuaðili þarf að senda VIRK reikning fyrir upphæð sem kemur fram á Mínum síðum þjónustuaðila og senda einstaklingi reikning fyrir eftirstöðvunum.

VIRK greiðir að fullu fyrir tungumálanámskeið.

Uppfært 7. apríl 2026