Handbók þjónustuaðila VIRK

Innskráning á umboðsíðu

1. Prókúruhafi skráir sig á Signet login VIRK með rafrænum skilríkjum.
2. Slá þarf inn símanúmer → Setja inn 3 stafa kóða Auðkenninganúmer sem berst í símann.
3. Í fyrsta skipti við innskráningu þarf að yfirfara Mín skráning og vista.

Veita umboð

1. Velja Veita umboð → Leita að VIRK í yfirliti → smella á Veita (hlekkur er aftast hægra megin á yfirliti).
2. Undir Veiting umboða:
• Velja Hönd lögaðila og fyrirtæki í fellilista
• Skrá kennitölu umboðshafa og gildistíma (t.d. +2 ár)
• Smella á Veita umboð og Staðfesta
• Undir Upplýsingar um umboð er hægt að veita annað umboð eða skoða yfirlit umboða.

Breyta eða afturkalla umboð

Undir yfirlit umboða → Er hægt undir aðgerðum að afturkalla 🗑 eða breyta ✎ gildistíma umboðs.

Útskráning

Prókúruhafi skráir sig út af síðunni með því að ýta á notendatáknið (hringur með upphafsstöfum notanda) og velja „Útskrá".

Stofna nýjan starfsmann

1. Smellt er á Starfsmenn á valmynd og í kjölfarið Bæta við starfsmanni 
þar sem nafn og tengiliðaupplýsingar eru skráðar. 
2. Fylgigögn: Þegar búið er að skrá starfsmann þarf að skila inn fylgigögnum með því að ýta á númer starfsmanns og hlaða inn viðeigandi skjölum á pdf formi. 
3. Ef starfsmaður sendir inn reikning fyrir sínar þjónustur þarf umboðsaðili fyrirtækis að smella á númer starfsmanns, smella á Breyta í grunnupplýsingum og merkja við Sendir reikning og vista.

Aftenging starfsmanns við fyrirtæki 

Undir Starfsmenn efst í valmynd, smellt á númer starfsmanns og smellt á Breyta 
undir grunnupplýsingum. Þá opnast grunnupplýsingar starfsmanns. Til að aftengja þarf að smella á Breyta hlekkinn hægra megin við Vinnur hjá fyrirtækinu og vista.

Stofna nýja þjónustu

• Smella á Mínar upplýsingar og velja þar Ný þjónustuumsókn. Þegar umsókn er útfyllt þá er send til VIRK.
• Þegar búið er að senda inn umsókn má sjá hana neðst í vafranum ef hakað er við Sýna óvirkar þjónustur. 
• Ef þjónusta er samþykkt þá þarf að þjónustuaðili að skrá Nýtt tímabil fyrir þjónustuna – sjá nánar í tímabil fyrir námskeið.

Breytingar á þjónustu 

• Undir Mínar upplýsingar → þjónustur er smellt á númer þjónustunnar sem óskað er eftir að breyta
• Þar eru samþykktar upplýsingar um tiltekna þjónustu. Sé óskað eftir að breyta upplýsingum er smellt á appelsínugula ferhyrninginn hægra megin við hvern dálk (Lýsing námskeiðs, fjöldi skipta, hámarksfjöldi, vefsíða, hugmyndafræði, leiðbeinendur, verð og heimilisfang). Breytingar eru færðar inn og smellt á vista.
• Uppfæra þarf tímabil þjónustu ef þörf er á sjá nánar í tímabil fyrir námskeið.
• Breytingaóskir fara í umsóknargátt hjá VIRK til samþykktar.
• Breytingasaga birtist neðst undir hverri þjónustu.

Óvirkja þjónustu

• Efst til hægri á upplýsingasíðu þjónustu er hægt að að óvirkja úrræði með því að smella á Óvirkja

Þjónustu hafnað

• Ef þjónustuumsókn er hafnað er það yfirleitt að ekki er talin þörf á þjónustunni, verðið er of hátt eða þjónustuaðili uppfyllir ekki viðmið VIRK. Þjónustuaðili getur sent fyrirspurn vegna höfnunar á netfangið urraedi@virk.is. 

Samþykkja pöntun

Smellið á Samþykkja til að samþykkja pöntun. Hún færist þá undir Pantanir í vinnslu.

Úthluta pöntun

Hægt er að úthluta pöntun til starfsmanns sem er skráður á starfsmannalista fyrirtækisins.

• Smellið á Úthluta.
• Veljið starfsmann úr fellilista.

Pöntunin færist þá yfir á Mínar síður viðkomandi starfsmanns.

Skipta um þjónustuaðila

Hægt er að skipta um þjónustuaðila eða fjarlægja hann af pöntun með því að velja Skipta um þjónustuaðila.

Starfsmaður tekur pöntun til sín

Ef fyrirtækið hefur heimilað starfsmönnum að taka pantanir þarf að haka við:
Starfsmenn → Þjónustuaðilar geta tekið til sín þjónustur.

Þá birtist hnappurinn Taka til mín undir Pantanir → Nýjar pantanir og starfsmaður getur tekið pöntunina til sín.

Pantanir í vinnslu

Undir Pantanir í vinnslu er hægt að:

• skrá mætingu og framvindu (sjá kaflann Mætingar í einstaklingsviðtöl og einstaklingsúrræði)
• úthluta pöntun til annars starfsmanns.
• loka pöntun.

Loka pöntun

Þegar þjónustu er lokið getur þjónustuaðili lokað pöntun og skráð ástæðu lokunar.

Ef pöntun hefur ekki verið send til innheimtu er hægt að enduropna hana.

Hafna pöntun

Ef þjónustuaðili getur ekki tekið að sér þjónustuna er smellt á Hafna og ástæða höfnunar skráð.

Ef þjónustuaðili er tímabundið frá störfum er hægt að skrá það á Mínar síður . (Setja inn hlekk á leiðbeiningar um hvernig skrá á fjarveru.)

Skráning framvindu

Framvinda er skráð með einkunn frá 1–9 eftir árangri. Ef valið er 10 þá lokast pöntunin. 

Skráð mæting staðfestir að þjónustan hafi verið veitt. Eftir að mæting hefur verið staðfest getur þjónustuaðili sent reikning ásamt yfirliti yfir staðfestar mætingar.

Þegar þjónustu lýkur þarf þjónustuaðili að skila annað hvort greinargerð eða lokaskýrslu.

Mætingar á námskeið, hópúrræði og námsúrræði

• Skráið mætingu þegar þjónustan hefst, en ekki fyrr. Mæting er aðeins skráð einu sinni í upphafi þjónustu í gegnum Mínar síður þjónustuaðila. Við það lokast pöntunin, en lokaskýrslan helst opin.
• Þjónustuaðili heldur utan um mætingar allan þjónustutímann og skráir þær í lokaskýrslu þegar þjónustu lýkur. 
• Gerð er krafa um að einstaklingur mæti í að minnsta kosti 80% þjónustunnar. Ef mæting er ófullnægjandi þarf að láta ráðgjafa vita í gegnum Mínar síður svo hægt sé að bregðast fljótt við. 
• Ekki þarf að skrá framvindu þegar mæting er skráð í upphafi þjónustu. Ef valið er 10 lokast pöntunin. 
• Skráð mæting staðfestir að þjónustan hafi hafist. Eftir það getur þjónustuaðili sent reikning ásamt yfirliti yfir staðfesta þátttöku. 
• Þegar þjónustu lýkur þarf að skila lokaskýrslu á Mínar síður þjónustuaðila. 
• Ef einstaklingur mætir ekki í úrræðið telst þjónustan ekki hafa verið veitt og því er ekki hægt að innheimta greiðslu. 
• Ef leiðrétta þarf eða eyða skráðri mætingu er hægt að enduropna pöntun, svo framarlega sem reikningur hefur ekki þegar verið samþykktur.

Lokaskýrslur

• Í lokaskýrslu skráir þjónustuaðili niðurstöður þjónustunnar og mætingu/ástundun þegar þjónustu lýkur.
• Lokaskýrslur eru neðst á síðunni Pantanir. Hver lokaskýrsla er tengd við þjónustupöntun með tilvísunarnúmeri. Athugið að númer lokaskýrslu er ekki það sama og númer þjónustupöntunar.
• Lokaskýrslan er áfram aðgengileg undir Pantanir, jafnvel þótt þjónustupöntun hafi verið lokað og send til innheimtu. Því er hægt að senda reikning í upphafi þjónustu, en skila lokaskýrslu þegar þjónustu lýkur. 
• Stundum eru þjónustuaðilar beðnir um að hlaða inn lokaskýrslu í formi viðhengis á PDF-formi. Það er gert með því að velja Velja tegund skjals til að hlaða upp.

Nýskráning tímabila - Ferli:

• Veljið Mínar upplýsingar og viðkomandi þjónustu (neðst á síðunni). 
• Smellið á Skrá nýtt tímabil. 
• Veljið upphafsdag og tímasetningu í dagatali
• Fjöldi skipta og hámarksfjöldi þátttakenda birtist sjálfkrafa 
• Lokadagur pöntunar er sjálfkrafa daginn fyrir upphaf námskeiðs en honum má breyta 
• Frá og Til: Dagsetning birtist sjálfkrafa á fyrsta degi námskeiðs. ATH - Frá og Til dagsetningar eiga að innhalda upphafsdag og tímasetningar fyrsta námskeiðsdags þar sem þetta virkar eins og fundarboð í Outlook en ekki eins og stundarskrá 
• Nánar: Skráið daga, tíma og lokadag námskeiðs 
• Tímabil: Hakið við þá vikudaga sem námskeiðið er haldi
• Athugið: Til að skrá tímabil þarf að leyfa sprettiglugga (pop-up) í vafranum.

Breyting tímabila – Ferli:

Ef breyta þarf núverandi tímabili (t.d. til að seinka upphafsdagsetningu námskeiðs) er smellt á Opna í dagatali og breytingar eru færðar inn.

Samskipti við ráðgjafa

• Skilaboð frá ráðgjöfum birtast sem tilkynningar undir bjöllutákninu. Smellt er á viðkomandi tilkynningu til að lesa skilaboðin.
• Til að senda ráðgjafa skilaboð er smellt á númer þjónustupöntunar og á skilaboðatáknið efst í hægra horni. 
• Ef valið hefur verið Merkja allt sem lesið er hægt að finna skilaboðin aftur með því að smella á Sjá allar tilkynningar og haka við Sýna lesnar tilkynningar. 

Samskipti og upplýsingar um einstakling

• Smellt er á númer þjónustupöntunar til að sjá nafn, símanúmer og netfang einstaklings. 
• Einstaklingur sér ekki skilaboð sem þjónustuaðili sendir ráðgjafa í gegnum skilaboðatáknið í þjónustupöntuninni. 
• Einstaklingur sér þær upplýsingar sem þjónustuaðili skráir um framvindu í mætingarskráningu þjónustupöntunar.

Útbúa yfirlit og senda á Mínum síðum þjónustuaðila

• Yfirlit: Undir síðunni yfirlit birtast allar þjónustupantanir á völdu tímabili sem eru með skráðar mætingar.
• Tímabil: Síðasti mánuður er sjálfvirkt valinn, en mikilvægt er að hvert yfirlit sé valið frá fyrsta til síðasta degi hvers mánaðar í reitunum mætingar frá og mætingar til undir yfirliti yfir ógreiddar pantanir, fyrir að hámarki einn mánuð í senn. Mikilvægt er fyrir VIRK að halda utan um kostnað fyrir hvern mánuð.
• Þjónustur: Yfirlit yfir allar þjónustur þjónustuaðila birtast sjálfkrafa en hægt er að fá yfirlit fyrir mismunandi þjónustur með því að velja undirtegund þjónustu.
• Starfsmenn: Ef þjónustuaðili er með fleiri en einn starfsmann þá er hægt er að fá yfirlit fyrir stakan starfsmann með því að nota fellilistann veldu þjónustuaðila.
• Þegar yfirlit er tilbúið er smellt á senda til innheimtu þá birtist nr. yfirlits sem er skráð á reikning sem tilvísun.
• Valið úr fellilista: Reikningur sendur með rafrænum hætti, Rafrænn reikningur frá bókhaldsþjónustu eða Reikningur sendur í skúffu
• Númer er reiknings: Skrá þarf númer reiknings ef reikningur berst ekki í gegnum bókhaldsþjónustu.
• Smellt er á Senda og sést yfirlitið þá undir Send yfirlit.

Útbúa rafrænan reikning í bókhaldskerfi

• Útbúinn er reikningur með sömu upphæð og fram kemur á yfirliti
• Kennitala þjónustuaðila á reikningi þarf að passa við kennitölu eiganda þjónustu á Mínum síðum þjónustaðila
• Stíla þarf reikninginn á VIRK Starfsendurhæfingarsjóð, kt. 440608-0510, Borgartúni 18, 105 Reykjavík
• Útgáfudagur reiknings þarf að vera sá sami og síðasti dagurinn í tímabili þjónustu á yfirliti. Dæmi: Tímabil yfirlits úr upplýsingakerfi VIRK er 1. jan -31. jan þá er útgáfudagur reiknings 31. jan.
• Nafn, kennitala og heimilisfang þess sem gefur út reikninginn
• Skýring eða heiti vöru t.d „vegna þjónustu í janúar”. Ekki setja persónuupplýsingar hér.
• Bankaupplýsingar reikningseiganda
• Númer yfirlits úr Mínum síðum þjónustuaðila þarf að koma fram í tilvísunardálki reiknings.

Senda rafrænan reikning í gegnum skúffuna

Aðilar sem ekki senda reikninga beint úr sölukerfi sínu geta sent rafrænan reikning til VIRK í gegnum Skúffuna.

Skúffan er gátt sem hentar vel fyrir einyrkja og smærri fyrirtæki til að koma reikningum á rafrænt form.

Athugið að Skúffan er ekki bókhaldskerfi. Hún sér til þess að ykkar reikningur (sem þið sláið inn upplýsingar eftir) færist á rafrænt form til VIRK

Ef þú ert ekki með eigin sölukerfi er mikilvægt að þú varðveitir afrit sölureikningsins, sem þú sendir í Skúffuna fyrir þitt eigið bókhald.

Allar leiðbeiningar og tilvísanir má sjá í innsendingarforminu í Skúffunni.

SKÚFFAN

Reikningsupplýsingar

• Viðeigandi upplýsingar eru settar inn í  stjörnumerktu reitina. (Sömu upplýsingar og standa á reikning þjónustuaðila).
• Útgáfudagur reiknings: Lokadagsetning þess mánaðar sem veitt þjónusta fór fram. (t.d. yfirlit sem tilheyrir janúar myndi hafa dagsetninguna 31.janúar). Útgáfudagur stýrir því á hvaða tímabil færslan er skráð í bókhaldið.
• Gjalddagi: Er sá dagur sem kaupanda ber að standa skil á upphæð reiknings. VIRK áskilur sér lágmark 20 daga greiðslufrest reiknings.
• Númer reiknings: Hér skal setja það númer sem kemur fram á reikningi úr bókhaldskerfi þjónustuaðila.
• Lýsing og bókunarupplýsingar: Hér eru skráðar upplýsingar til skýringar fyrir þjónustuaðila. Aldrei setja inn persónugreinanlegar upplýsingar á reikning.

Greiðsluupplýsingar

• Greiðslumáti: fyllið út viðeigandi bankaupplýsingar
• Númer yfirlits/númer þjónustupöntunar: Hér er mjög mikilvægt að skrá númer yfirlits úr Mínum síðum þjónustuaðila eða þjónustupöntunar ef ekki er um númer yfirlits að ræða.

Línur

• Vörunúmer: Er fyrir þjónustuaðila ef þeir eru með vörunúmer sem fylgir þeirra  kerfi, þarf ekki að fylla inn í það.
• Heiti: Hér er settur inn texta sem segir til um hvað verið er að rukka fyrir, til dæmis námskeið v/janúar
• Magn: Í magn er sett inn 1 ( við viljum fá heildarupphæðina inn hér)
• Einingarverð: Hér kemur inn heildarupphæðin.
• Upphæð: Kemur sjálfkrafa inn þegar slegið hefur verið inn í Magn og Einingarverð.
• Viðhengi: Hér á að hlaða upp reikning úr kerfi þjónustuaðila eða mynd af reikning. Athugið ekki setja inn yfirlit, þau koma til okkar úr Mínum síðum þjónustuaðila
• Kennitala seljanda þarf að stemma við bankaupplýsingar (Kennitala bankareiknings þarf að vera sú sama).
• Gott er að forskoða reikning og tryggja að upphæð reiknings stemmi við upphæð yfirlits sem sent er í gegnum Mínar síður þjónustuaðila
• Þegar búið er að forskoða reikning skal smellt á Senda reikning.

Athugasemdir VIRK við yfirlit

• Ef gerð er athugasemd við yfirlit fær þjónustuaðili tölvupóst og tilkynningu um það undir  yfirlit þarfnast lagfæringar
• Þegar yfirlit er opnað sést ástæða höfnunar. Til dæmis höfnun um „tvískráning innan mánaðar“ eða „rétt tímabil ekki valið“ þ.e. mánuðum er blandað saman.
• Lagfæra þarf yfirlitið og senda aftur ásamt nýjum reikningi.

Greiðsla fyrir nám og námstengd úrræði

VIRK greiðir að hámarki 85% af heildarkostnaði námsúrræða að uppfylltum ákveðnum skilyrðum. Þjónustuaðili þarf að senda VIRK reikning fyrir upphæð sem kemur fram á Mínum síðum þjónustuaðila og senda einstaklingi reikning fyrir eftirstöðvunum.

VIRK greiðir að fullu fyrir tungumálanámskeið.